Tell på et kjent tidspunkt og dokumenter hvilke varer, enheter og lokasjoner listen omfatter. Et systemtall som bare overskrives etter tellingen, forklarer ikke hva som var feil.
Felter til en telleliste
| Felt | Eksempel |
|---|---|
| Dato og tidspunkt | 31. desember, etter stengetid |
| Lokasjon | Lager A, hylle 3 |
| Varenummer og beskrivelse | Vare 123, størrelse M |
| Enhet | Stykk, pakning eller eske |
| Opptalt antall | 24 stykk |
| Relevant kostpris og verdi | Dokumentert grunnlag for verdsettelsen |
| Tilstand eller særmerknad | Skadet, retur som venter kontroll eller annet |
| Utført og kontrollert av | Identitet og nødvendig dokumentasjon |
Tilpass dokumentasjonen til gjeldende krav for varebeholdningen. Skatteetatens Skatte-ABC omtaler dokumentasjon og verdsettelse.
Stans eller loggfør bevegelser
Velg hvordan mottak, plukk, salg, retur og flytting håndteres rundt tidspunktet. Hvis dere teller en hylle mens andre plukker fra den, kan samme vare bli telt to ganger eller ikke i det hele tatt.
Varer på vei mellom lokasjoner, reservert til kunder og mottatte returer må ha en kjent plass i avgrensningen. Fysisk til stede betyr ikke automatisk salgbar.
Eksempel: systemet viser 240, tellingen 226
Undersøk differansen på 14 enheter før du kaller den svinn. Se siste varemottak, plukk, returer og pakningsenhet. En kartong registrert som ett stykk kan forklare en stor forskjell.
Tell et usikkert område på nytt. Dokumenter årsaken du finner, hvem som godkjente retting og hvor den ble gjort. Ikke endre bare regnskapet hvis feil beholdning fortsatt står i lagersystemet.
Hold ukurans og antallsavvik fra hverandre
En skadet vare kan være fysisk til stede og likevel trenge en annen verdsettelse. Skattemessig og regnskapsmessig behandling er ikke nødvendigvis lik. Les ukurans i varelager.
Bruk produktregisteret og varemottaket når samme type avvik går igjen. Aiak kan være aktuell for økonomisk oppfølging, mens virksomheten selv må kunne dokumentere den fysiske beholdningen.
Negative telleavvik bør undersøkes før de forklares som tap. Svinnkontrollen skiller mellom manglende registrering, feil enhet, feil plassering og varer som faktisk er borte.