Lag én sak per uforklart differanse. Ta med banklinje og oppgjørsreferanse, hva du forventet, hva du fant og hva som mangler.
Mal for avvikslisten
| Felt | Eksempel |
|---|---|
| Oppgjør | Leverandør og oppgjørs-ID |
| Periode og valuta | Rapportens datoer og valuta |
| Forventet / faktisk | Beregnet utbetaling og bankbeløp |
| Differanse | Beløp som fortsatt ikke er forklart |
| Undersøkt | Rapporter, refusjoner og gebyrdokumenter |
| Neste oppgave | Spørsmål til leverandør eller intern retting |
| Ansvar og dato | Hvem følger opp når? |
Eksempel: en refusjon etter uttrekket
Rapporten ble hentet før en refusjon på 300 kroner kom med. Bankutbetalingen er lavere enn den første beregningen. Når ny rapport viser refusjonen, knyttes den til opprinnelig ordre og riktig oppgjør. Differansen skal ikke gjøres om til et tilfeldig gebyr.
En retting kan måtte gjøres både i kilden og i regnskapet. Noter hva som ble rettet, hvem som godkjente det og hvilken kontroll som viser at saken er løst.
Start med oppgjørseksemplet. Ved markedsplass brukes også markedsplassrapporten. Ikke lukk en gammel sak bare fordi neste oppgjør stemmer.